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O HOMEM QUE SABIA OTIMIZAR AGENDAS

Max era um executivo muito prático. Por isto, sua experiência o ensinara não existir nada melhor que gerenciar bem o tempo. Toda vez que alguém reclamava de sobrecarga de trabalho, respondia num linguajar meio oblíquo de beduíno: "O tempo é um recurso escasso; trate-o como se fosse água no deserto".

Para Max, nenhum elemento personificava melhor a sua filosofia que uma agenda bem administrada. Ali, nas linhas que sumarizavam as atividades profissionais pelas horas do dia, mesclavam-se problemas e oportunidades. Cabia aos executivos inteligentes separar o joio do trigo. Por isto, dificilmente ele delegava o preenchimento dos espaços vazios de seu tempo a terceiros. Tratava a agenda como uma amante: com zelo, discrição e sigilo. Ninguém estava autorizado a acessar ou modificar seus compromissos a não ser ele próprio. Era mais fácil ele emprestar sua escova de dente que compartilhar o seu registro de compromissos.

Fortes razões levavam Max a esconder o conteúdo da sua agenda de olhos alheios. Mais que mistério, escondia-se neste controle um segredo. Ele adotava práticas heterodoxas de marcar compromissos que dificilmente seriam entendidas pelos demais mortais corporativos. Não havia má fé, mas uma sincera intenção de protegê-lo das intempéries causadas por constantes cancelamentos de encontros.

Mas vamos explicar este assunto. O executivo percebera que não era apenas a vida feérica e sem controle dos profissionais que explicava tantos desencontros de datas e horas. Na verdade, estes fatos podiam ser atribuídos a várias causas.

Por exemplo, as segundas-feiras. Neste dia, dificilmente um almoço de negócios se concretizava. Era sempre assim: uma das partes adiava, por conta das mais diversificadas desculpas. Um filho que adoecera… A babá que não viera… A sogra que comera demais no domingo e encontrava-se hospitalizada… Ou a comida desta mesma sogra que levara a um desarranjo intestinal incontornável… O carro que precisava ser levado à oficina… Por trás destas explicações, forjadas ou não, estava uma grande inapetência para a labuta, típica do desânimo que se apossa dos que vivem o luto do fim de semana carregado de lazer & prazer.

Max também notara que as sextas-feiras ou vésperas de feriados não eram diferentes. A visão paradisíaca da proximidade do ócio trazia a co-participantes de encontros profissionais marcados uma excitação idêntica à vivida pelos marujos ao avistarem terra após interminável travessia de mares.

Assim, na prática, ele podia contar com três dias úteis para encontros produtivos de trabalho. Ou seja, o miolo entre as segundas e sextas-feiras. Portanto, era preciso otimizar a agenda, explorando cada segundo das terças, quartas e quintas. Cancelamentos inesperados não podiam aniquilar o seu do tempo.

O que ele fez? Implantou o que poderíamos chamar de "overbooking de compromissos". Na verdade, o executivo nada inventou. Apenas adaptou uma prática aceita e adotada pelas melhores companhias aéreas e hotéis. Como o índice de cancelamentos é muito significativo, visando proteger os negócios, é costume sobrepor-se passageiros e hóspedes nos mesmos assentos ou apartamentos. Nada de errado ou antiético. Afinal, alguém sempre não comparece e, na maioria das vezes, tudo se ajeita de forma natural e sem traumas.

Assim também ocorreu com Max e seus apontamentos. Graças a isto, não existia executivo mais produtivo e menos estressado. A chave residia no cuidadoso controle pessoal da agenda, para evitar erros. Por exemplo: se na véspera de um encontro os dois (ou até três!) agendados não cancelassem antes, ele fazia sua secretária telefonar para os participantes menos prioritários. A seguir, o compromisso era adiado por conta de qualquer desculpa padrão de mercado, inevitavelmente aceita e entendida. Sem ressentimentos ou represálias.

Teria sido assim também num almoço com dois dos mais importantes clientes de Max, embora acirrados concorrentes entre si. Só que a secretária de um deles, por pura incompetência, esqueceu de avisar o seu chefe do cancelamento.

O resultado foi Max estar calmamente aguardando o seu convidado quando entra pela porta do restaurante o "outro". Que azar, pensou ao vê-lo, este sujeito aparecer aqui também… Já pensava em como justificar sua presença, já que a secretária de Max argumentara alguma doença de família, quando o cliente desconvidado, para seu espanto, se dirigiu com naturalidade à sua mesa. Puxou uma cadeira e sentou-se. Desesperado, Max viu com o canto do olho o outro convidado se aproximar e também dirigir-se à mesa.

Era quase possível agarrar com as mãos o enorme mal estar gerado por este encontro indesejável dos dois inimigos comerciais. Frente a frente por causa da incompetência secretarial, ambos olhavam de forma inquisitiva para Max. Afinal, eles se perguntavam, o que significava aquilo?

Foi quando Max teve uma saída que o salvou da enrascada. Iniciou dizendo que a globalização da economia trazia novos desafios para as empresas. Era necessário identificar oportunidades e gerar sinergias. Somar esforços, identificar capacitações e agregar valor eram a porta segura para o futuro. Quem quisesse sobreviver num mercado cada dia mais competitivo, ou se aliava ou era alijado. A concorrência, completou ele, não estava mais dentro da economia local, mas na arena internacional. E por isto, ele estava ali, como amigo de ambos, juntando os dois, promovendo a união, em benefício de suas organizações.

Deu certo. Os dois concorrentes acabaram confessando ali mesmo restrições secretas para explorar o potencial que o mercado global vislumbrava. E mais: já era tempo de abandonar mazelas paroquiais e conquistar, juntos, o mundo. Talento, qualidade e oportunidade não faltavam. Era uma questão de conversar. Na mesma hora, selaram as bases do acordo.

Ficaram tão felizes com Max que, em agradecimento, nem o deixaram pagar a conta. Ele também adorou. Tinha ótimas razões para isto. Pois com aquele encontro, otimizou o seu tempo, almoçando com os dois simultaneamente!